Versand personalisierter Einverständniserklärungen

Mithilfe der gefundenen Adressen konnten die ehemaligen Probanden informiert und um ihr Einverständnis gebeten werden. Dazu wurde Ihnen per Brief eine kurze Erklärung der Studie und der vorhandenen Daten übermittelt, drei Entscheidungsmöglichkeiten präsentiert und die Rücksendung mittels eines Freiumschlages ermöglicht. Im Anschreiben wurden folgende drei Optionen zur Wahl gestellt, wobei die zweite Option die erste automatisch mit einschließt:

• Ich möchte, dass meine Daten der Wissenschaft weiterhin zur Verfügung stehen.
  • Ich habe darüber hinaus Interesse daran, an einer weiterführenden Studie „Gesund und zufrieden durch das Alter“ teilzunehmen.
  • Ich möchte, dass meine Daten endgültig vernichtet werden.

Dieser Brief wurde den gefundenen Probanden am 10. Januar 2013 zugesandt. Die Briefe wurden in der Universitätsdruckerei bedruckt und mittels einer Kuvertiermaschine automatisch mit personalisiertem Anschreiben und Rückumschlag in einem etwas größeren DIN-Umschlag verschlossen.

Auf dem Rückumschlag wurde ein Posthorn und ein Feld mit „Porto zahlt Empfänger“ gemäß des Deutsche-Post-Geschäftskunden-Services „Response Plus“ aufgedruckt . Die Adresse mit einem Postfach der Universität sorgte dafür, dass nur die tatsächlich zurückgesandten Briefe und die an die Probanden gesendeten Briefe berechnet wurden. Einmal pro Woche wurden die gesammelten Rückschreiben per Hauspost ins Institut gebracht. Das Porto wurde gestundet und alle paar Monate dem Zentrum für Alternskulturen (ZAK) gesammelt in Rechnung gestellt.

Screenshot des Datenbanklayouts zur Eingabe der Antworten der angeschriebenen Probanden

Der gesamte Vorgang wurde in der Datenbank abgebildet, damit jederzeit bekannt war, welcher der Probanden bereits angeschrieben wurde, ob der Brief bereits beantwortet worden war und wie diese Antwort ausgefallen ist. Dazu wurden die folgenden Variablen zusätzlich in der Tabelle mit den aktuellen Adressen der Probanden angelegt:

Die Variablen „AD_Briefformel“ und „AD_Briefanrede“ wurden mit einer Formel anhand des Geschlechts (Akte_Geschlecht) aus der digitalisierten Aktenvorderseite erstellt und ermöglichten so ein personalisiertes Anschreiben.

Das Datum des Anschreibens wurden in der Variable „AD_Anschreibedatum“ codiert. Für die Fortführung der Meldeamtsrecherche ist die Variable „AD_Rundenzahl“ eingeführt worden, die bisher nur mit „Runde 1“ ausgefüllt wurde.

In der Variable „AD_Teilnahmestatus“ wurden zunächst die drei möglichen Antworten der Probanden auf die Anfrage gespeichert: Wissenschaft, Studie, Vernichten. Es stellte sich aber im Laufe der Rückmeldungen heraus, dass manche Adressen nicht korrekt waren, weswegen zusätzlich „Retoure“ eingeführt werden musste. Eine weitere Option war der zwischenzeitlich eingetretene Tod des angeschriebenen Probanden. In diesem Fall wurde das Sterbedatum eingetragen und der Adressstatus geändert.

Zuletzt gibt es noch die Variable „AD_AntwortenBriefeKommentar“, die dann ausgefüllt wurde, wenn der Angeschriebene noch Fragen auf seiner Rückmeldung notiert hatte, wie zum Beispiel die Bitte um Zusendung der Akten, der dringend nachgekommen werden sollte.

Quelle: Foerster, S. (2013). Von den „Deutschen Nachkriegskindern“ zu einer Längsschnittstudie der Entwicklung über die Lebensspanne. Evaluation der Methodologie einer Stichprobenreaktivierung (Diplomarbeit). Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität, Bonn, S. 36-38.