La numérisation de dossiers pour débutants. Ou: une histoire brève sur le développement rapide de la technologie

Combien de temps aurons nous besoin pour la numérisation de l’étude sur les enfants d’après guerre? Grace à l’évolution rapide des techniques il se doit de répondre à cette question de façon nouvelle et précise. Le 5 Juin, j’ai repris ce thème avec une aide étudiante et j’ai essayé de remettre cela à jour avec les technologies mises à disposition aujourd’hui. En même temps, j’ai revu les techniques qui nous accompagnent depuis quelques années.
Il y a quelques jours, j’ai découverts à la bibliothèque universitaire de Bonn a un numériseur de livre mignon avec lequel il est facile de faire des copies et de les mettre sur clef USB. Il y a quelques années, une copie numérique dans cette bibliothèque coutait le même prix qu’une impression sur papier! Heureusement que ces temps-là n’existent plus. Nous avons donc décidé de copier des supports différents pendant une matinée, tout en mesurant les temps consommés, optimisant les réglages et les procédés. Nous avons ensuite tout documenté.

Scanner il y a une belle lurette (2009)

Revenons d’abord dans les années 2009, lorsque j’u contact avec notre groupe de recherche sur le thème „Deutsche Nachkriegskinder – revisited“ (Les enfants Allemands après la guerre- révisé). A ce temps-là j’étais moi-même aide étudiante. Dans mon bureau il y avait un numériseur branché par une connexion parallèle sur le poste de travail: un Kodak i80. Ce numériseur coutait à cette époque une belle petite fortune avec 4 chiffres de Deutsche Mark, n‘était plus  à la hauteur, et terriblement lent. Chaque numérisation me prenait au moins une minute, à partir du moment où je mettais la page jusqu‘à ce que l’image apparaisse sur l’écran du poste de travail. Souvent cela demandait encore plus de temps. Numériser un archive avec cette technique ferait perdre à un humain une grande partie de sa vie.

Numériseur Smartphone (2012)

Depuis la sortie de Smartphones avec des caméras potables, je n’ai plus eu besoin de patienter une minute pour avoir un scan, quand il est possible d’avoir une image immédiatement du dossier. En 2012 je découvrais une Crowdfunding-Projet pour la numérisation avec iPhone, sans que la caméra se tortille en la tenant, certains avec un éclairage. Je me suis donc construis moi-même une boite pour numériser automatiquement avec mon Smartphone-Scan. On trouve aujourd’hui de telles boites pour les petits budgets.

Le problème avec les numériseurs Smartphone est le manque de traitement des images. Les images sont souvent déformées, les couleurs et l’illumination incorrecte, ou l’image floue. Malheureusement, ceci se découvre seulement au moment du contrôle sur écran. Cependant, avec les nouvelles Apps, qui, grâce à des algorithmes transforment la photo en une image parfaite, couleur et illumination optimisées, ce n’est plus un problème.

Au quotidien, je n’utilise plus de numériseur mais Scanbot-App d’un equipe des développeurs á Bonn. Les bords des documents sont automatiquement reconnus et l’image découpée proprement. Ensuite, l’image atterrie automatiquement dans ma Dropbox. Maintenant, il suffit simplement  que j’oriente proprement ma caméra et après je peux examiner les résultats sur mon PC.

Bien sur, la qualité de ces images varie beaucoup, et malgré les algorithmes intelligents, elle dépend extrêmement de l’environnement. Parfois l’image est déformée parce que la caméra n’a pas pu être tenue parfaitement. Quand même, avec la caméra du portable et avec l’APP, pendant mes testes j’ai pu faire une image potable toutes les 30 secondes.

Numériser avec le zeta de Zeutschel (2014)

Il y a un an, le numériseur de Zeutschel a croisé mon chemin sur Twitter. J’ai été impressionnée par le fait qu’une société de construction de numériseur de livre soit capable de travailler avec des médias sociaux. Pour être franc, le zeta existe depuis 2011 sur le marché. Mais, une semaine avant cette contribution littéraire je l’ai découvert dans une bibliothèque et je l’ai essayé. Malheureusement, Il est impossible de se construire un numériseur de telle sorte soi-meme. D‘autant plus c’est bien que la bibliothèque ULB Bonn en a un.

Le design rappel un peu à Apple, au moins, c’est un très bel appareil pour un numériseur, de façon bien équipé. La seule chose gênante est l’écran tactile ne venant pas d’Apple. Le système opérationnel est Windows 7, nous nous en sommes aperçu l’hors d’un crash du programme. Celui qui est habitué d’un écran tactile et d’un clavier écran sera surpris. L’écran tactile est rechignant et le clavier ne propose pas de lettres appropriées à l’allemand, malgré l’écran multi sensitif, c’est un peu dommage pour un appareil de cette classe de prix.

Aussitôt que l’on a travaillé avec le zeta, on s’aperçoit que des algorithmes fonctionnant en tâche fond aident au travail avec le zeta sans que l’utilisateur s’en rende compte. Les doigts qui tiennent une page difficile sont érodés automatiquement, et il semble que l’appareil, par calcul de probabilité, trouve la place et l’entourage de la page suivante automatiquement..

Les résultats, que l’on peut enregistrer en format jpg, .tif ou .pdf, ont une résolution de 300 dpi, ou 600 dpi si paramétré. Si PDF, il est possible de choisir multipage. Même les découpes peuvent être configurées (page droite, page gauche, ensemble).

La numérisation s’effectue de façon confortable et très rapide. On peut fixer les pages avec les doigts, toucher une des barres vertes qui déclenchent le balayage, celles-ci étant placées de façon ergonomique. Le résultat est contrôlé sur l’écran tactile. Aussitôt que la numérisation suivante est faite, la précédente est enregistrée dans la clef USB. Seulement pour le dernier scan il faut faire attention afin que celui-ci soit enregistré avant d’enlever la clef USB.

Après que nous ayons essayé toutes les combinaisons possible et que nous ayons défini un procédé adéquat (un trie les pages du dossier, les met sur le plateau du zeta, l’autre numérise, control, corrige et enclenche le prochain scan), nous avons mesuré le temps pour numériser un dossier exemplaire. En une heure, nous avons numérisé 184 pages d’un dossier. La concentration diminue un peu avec le temps, mais en plus, il y a la routine qui permet d’augmenter la production.

Exemples de numérisations

Résultats

Pour l’évaluation du temps de numérisation des dossiers, il est nécessaire d’avoir le nombre de ces dossiers. En moyenne, il y a 100 pages par dossier. Nous avons retrouvé en tout 4095 dossiers, ce qui donne une valeur de 409.500 pages de dossier à numériser.

franzgrafik

Évaluation der heures de travail pour numérise les 409.500 pages des dossiers avec un numériseur normal, un Smartphone et un numériseur de livre

D’après mes mesures, il est possible de réaliser ce projet en de numérisation en 4.451 heures de travail. Cela se calcule à partir des 184 pages des dossiers qui ont été numérisé avec deux personnes, puis calculé avec un nombre effectif de 409.500 pages.

Ces chiffres sont bien sur des estimations approximatives et peuvent surement, avec du practice, un meilleur procédé et meilleur technologie se réduire. Pendant ce teste, nous n’avons pas pris compte de l’ajout de méta données, qui surement demandera deux fois plus de temps.

Nous serons heureux de recevoir des idées, des retours d’expérience, des indications sur d’autres articles, Best Practices et commentaires nous aidant à améliorer nos procédés. Une introduction que j’examinerai bientôt est la“Checkliste Digitalisierung” (checklist), qui se trouve sous le lien suivant (en Allemand): http://dx.doi.org/10.12752/2.0.001.1.

Mise à jour le 3. Septembre 2014

Après la publication de mon blog, Zeutschel m’a contacté et donné réponses à mes questions. Je publie cet email en quelques mots:

La surface d’utilisation du zeta.

Depuis le mois de Mai 2014, nous avons, grace à l’utilisation de nouvelles technologie pour écran tactiles, rencontrer les tablettes et le  iPads au même niveau. Cela veut dire que le zeta est pourvu d’un écran tactile plus sensible et plus souple.

Il est possible de zoomer à l’aide des deux doigts, diminuer oder glisser la position des découpes – exactement comme sur les appareils actuels. Cette fontionalité peut etre mise à jour sur les systèmes zeta existants.

Au sujet de votre question sur les Fonctions dans la partie zeta Office, nous cerrtifions que nous travaillons une actualisation du contexte du menu des aides.

Une explication sur les capacités du zeta office se trouve dans le manuel de l‘utilisateur,  mais nous partons du fait que vous n’avez pas ce manuel au moment de l‘utilisation.
C’est la raison pour laquelle nous vous donnons en ce moment cette petite instruction ci-dessous:

Zeta Office Auto Le support est reconnu automatiquement.
Zeta Office  Livre Le système s’attend de recevoir un livre et applique une correction de courbe au plis du document, découpe les pages si souhaité, puis les sépare.
Zeta Office  Magasine Le système s’attend de recevoir un magasine et applique une correction de courbe au plis du document, découpe les pages si souhaité, puis les sépare.
Zeta Office  Sans Ici, aucune intelligence est activée. Le document est présenté tel qu’il est..

Cet article a été traduit avec l’aide de Zeutschel AG.

Die französische Übersetzung von „Aktendigitalisierung für Anfänger“ wurde mit freundlicher Unterstützung der Zeutschel AG angefertigt.


Sascha Foerster

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