fileeeBox: Scanbox für Smartphone plus Dokumentenablage in der Cloud

IMG_0953Immer wieder halte ich die Augen offen nach neuen Ideen, wie man möglichst kostengünstig und effektiv die Akten der Nachkriegskinder-Studie scannen könnte. Durch Zufall habe ich bei der Bonner Netzökonomie-Konferenz NEO15 die Firma fileee und ihr Dokumentenmanagementsystem fileeeBox kennen gelernt. fileee war so nett mir eine ihrer Boxen zu schenken, damit ich diese testen kann. 

Im Juni 2014 hatte ich in der ULB zum ersten Mal den Zeutschel-Scanner entdeckt und im Blogartikel einen Vergleich zur iOS-App Scanbot und einem handelsüblichen Haushaltsscanner vorgenommen. Der Zeutschel war deutlich schneller, ist aber im Einkauf überhaupt nicht für einen Studierenden erschwinglich. Auch fand ich das Multitouch-Display meines Tablets und meines Smartphones deutlich besser zu bedienen.

Die fileeeBox und die Scaneinheit machen aus dem Smartphone einen funktionalen Scanner. Ich kann mein Smartphone auf die Box legen, in der 12 LEDs das Dokument gleichmäßig ausleuchten. Da die Distanz immer gleich ist, kann ich sehr schnell größere Dokumentenmengen scannen.

Die passende App dazu scannt den BarCode der Box mit, in die ich die Dokumente nach den Scan einfach eins nach dem anderen reinlege. Die Reihenfolge ist egal, da die App automatisch Volltexterkennung macht, Adressen erkennt und so eine intelligente Suche der Dokumente in der Cloud ermöglicht. Auch die Papierversion der Dokumente ist leicht zu finden, da in der Box Farbcodes die Höhe des Dokuments schätzen helfen. Es lebe der Kontrollverlust in der Papierwelt.

Die fileee-App hat mich noch nicht ganz überzeugt, bisher bin ich nach den Tests eher noch Fan der Scanbot-App aus Bonn, vielleicht ist es auch Lokalpatriotismus. Aber niemand verbietet einem ja, die Box einfach mit der persönlichen Lieblings-App zu nutzen, wenn man natürlich so die Vorteile der fileeeApp und der Box damit verliert. Ich selbst kann mich einfach noch nicht daran gewöhnen meine Papierdokumente unsortiert einer Box anzuvertrauen: da bin ich zu sehr Ordnungsmensch, sowohl digital als auch analog.

Trotzdem: Die App ist schlau. In der Cloud findet Texterkennung statt, so dass beispielsweise die Adressen der Rechnungen ausgelesen werden und ich alle Telefonrechnungen eines Anbieters herausfiltern kann. Bei den meisten Dokumenten hat das überraschend einfach funktioniert. Das Konzept ist also super, man muss nur genug darauf vertrauen, dass die App immer funktioniert. Ohne App stehe ich nämlich wieder vor einem Haufen unsortierter Papierboxen mit BarCodes.

Schaut mal rein in das Video zur fileeeBox, dass Steve „Chippy“ Paine und ich auf „Denglish“ im Coworking-Space koproduziert haben. Ab dem 3.3.2016 geht die Box in den Vorverkauf.

 

Für die Nachkriegskinder-Studie ist die App und die Cloud leider nicht wirklich geeignet, sowohl was den Datenschutz angeht sehe ich da Schwierigkeiten, als auch was die Anforderungen an die Scans betrifft. Aber die Box an sich ist extrem praktisch und dient mittlerweile allen im Bonner Coworking-Space als Scanner. Und vielleicht wird sie ja auch noch mal in anderen Projekten eingesetzt. Ich würde es mir wünschen.

Disclaimer: Es gibt keinen zu erklärenden Interessenkonflikt, da dieser Artikel aus privatem Interesse geschrieben wurde. Die Box durfte ich nach dem Test behalten.


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3 Antworten

  1. Cooles Video. Ich liebe einfache Ideen aus Pappe 🙂 Sehr schön. Was mich wundert ist, dass die Box keine bessere Führung für das Papier hat. Mit den Evernote Apps oder was Anderem hat man eine automatische Ausrichtung.
    Als Ersatz für einen teuren Scanner auf jeden Fall geeignet.

  2. Hey Sascha,
    vielen Dank für Dein Video. Wie besprochen ein paar Anmerkungen von uns, damit keine Missverständnisse entstehen. Wie Du ja selbst schon nach dem Test bemerkt hast, haben wir der Box eine ausführliche Anleitung beigelegt. Hier ist auch das Aufstellen und Einrichten der Box schnell und einfach erklärt, wodurch vielleicht weniger Fragen aufgekommen wären. Wenn die mitgelieferten Fixierer angebracht werden, liegt das Handy jedes Mal an der perfekten Stelle, um noch effizienter scannen zu können. Die fileeeBox und der Scanaufsatz sind für Dokumente bis DIN A4 optimiert, darüber hinaus wird es etwas schwieriger. Längere Kassenzettel kann man aber bspw. falten und dann als zweiseitige Dokumente scannen.
    Vor der Nutzung muss man die Box aktivieren, damit alle Funktionen zur Verfügung stehen. Mit Hilfe der fileee App (die schon länger auf dem Markt ist) kann man nach dem Digitalisieren immer genau sehen, in welcher Box und an welcher Stelle sich ein Dokument befindet – man muss also keine Angst vor Unordnung oder verlorenen Dokumenten haben. Scannt man die Dokumente einzeln, werden sie in die fileee Cloud hochgeladen und automatisch analysiert. Daraufhin werden alle wichtigen Informationen extrahiert, so dass man immer einen Überblick darüber hat, wann man was von wem bekommen hat.
    Wer vom Konzept noch nicht ganz überzeugt ist, kann sich die fileeeBox nächste Woche auf der CeBIT auch nochmal genauer anschauen und sich einen 10% Rabattgutschein für das Set abholen 😉 Ihr findet uns in Halle 11, Stand D62.
    Viele Grüße,
    Charlotte

    • Hi Charlotte, danke für Euer Feedback! Ich habe einfach probiert die Box zu testen wie der durchschnittliche User das Ding auspackt. Wir haben es tatsächlich zum ersten Mal ausgepackt und alles ausprobiert, was beim ersten Mal geklappt hat. Später habe ich mir die Box und die Anleitungen noch mal genauer angesehen. Die Fixierer halten das (eine) Smartphone tatsächlich gut in Position. Erst bei genauem Hinsehen habe ich die Option in der App entdeckt, die Box mit der App zu verbinden. Vielleicht ist das auch ein Feedback für Euch die Verbindung zwischen App und Box irgendwie intuitiver zu gestalten? Viel Spaß und Erfolg bei der CeBIT!

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