Einpflegen der Rückmeldungen in die Datenbank

Da die Formulare manuell von den Verwaltungsmitarbeitern ausgefüllt wurden, mussten diese Inhalte wieder per Hand in die Datenbank eingetragen werden.

Screenshot des Datenbanklayouts zur Digitalisierung der Einwohnermeldeamtsrückmeldungen

Screenshot des Datenbanklayouts zur Digitalisierung der Einwohnermeldeamtsrückmeldungen

Zur Verwaltung der Rückmeldungen aus der ersten Runde wurde in der Datenbank eine zweite Tabelle angelegt, die über die PersonenID (Variable: _fkPersonID) mit den digitalisierten Aktenvorderseiten relational verknüpft wurde. Diese Verknüpfung ermöglicht die eindeutige Zuordnung der Daten in den verschiedenen Tabellen.

Um die Dateneingabe zu beschleunigen und die Daten nach der Eingabe auf Korrektheit zu überprüfen, wurde ein spezielles Layout in Filemaker erstellt. Das Resultat der Meldeamtsrecherche wurde mit folgenden acht verschiedenen Möglichkeiten kategorisiert, die in der Variable „AD_Adressstatus“ als Formel zusammengefasst wurden:

  • Adresse unverändert (Variable: AD_Adresse_gleich): Der Proband wohnt heute immer noch unter der gleichen Adresse, die auf der Akte vermerkt war. Die Adresse kann somit von der Original-Akte kopiert werden. Sie muss um Postleitzahl und Ort ergänzt werden. Der Proband kann danach angeschrieben werden und gilt als gefunden.
  • Innerhalb des Meldebereichs umgezogen (Variable: AD_In_Meldebereich _gefunden): Hier wird die neue Adresse in die entsprechenden Felder übertragen. Der Proband kann danach ebenfalls angeschrieben werden und gilt soweit als gefunden. In vielen Fällen fehlten hier die Angaben von Postleitzahl und Ort.
  • Außerhalb des Meldebereichs umgezogen (Variable: AD_Außerhalb_Melde-bereich_verzogen, AD_Aktualität, letztere Variable fehlt bei den Bonner Auskünften): In diesem Fall wird die angegebene letzte bekannte Adresse mit dem entsprechenden Abmeldejahr (als Aktualität) eingetragen und die passende Postleitzahl und der Ort ergänzt. In der nächsten Runde wird das dazu passende Meldeamt angeschrieben, das im weiteren Verlauf selbst noch gefunden und zugeordnet werden muss.
  • Ausgewandert (Variable: AD_Auswanderung, AD_Land und AD_Aktualität): In diesem Fall wird das Auswanderungsdatum und das Land der Auswanderung eingetragen, wenn möglich mit neuer Adresse. Bisher gelten diese Probanden als nicht mehr auffindbar, wobei durchaus denkbar ist, die Recherche auf das Ausland auszudehnen.
  • Verstorben (Variablen: AD_Verstorben und AD_Sterbedatum): Falls eine Person als verstorben gemeldet wurde, wurde das Sterbedatum (meist auf den Tag genau) vermerkt und das Optionsfeld aktiviert. Der Sterbeort lässt sich zumindest grob durch den Ort des letzten angefragten Meldeamt bestimmen. Aus dem Sterbedatum wurden zwei Hilfsvariablen berechnet: AD_Sterbejahr und AD_Sterbealter (aus der Differenz mit dem Geburtsdatum).
  • Nicht zu ermitteln (Variable: AD_NichtZuErmitteln): Falls die Meldeämter dies zurückmelden, ist die Recherche für die entsprechende Person im Regelfall beendet. Die Rechercheergebnisse von Costa geben jedoch Hinweise darauf, dass eine erneute Anfrage ein vorteilhafteres Ergebnis beim Meldeamt bringen kann, sodass weitere Adressen im Verlauf erneuter Recherchen, ggfs. mit anderen Methoden, gefunden werden können. Bis dahin gilt die Recherche für diese Probanden als beendet.
  • Meldeamt erneut zusenden (Variable: AD_MeldeamtErneutZusenden): Falls die Angaben sehr unleserlich waren oder Angaben fehlten, bestand die Möglichkeit, dieses Feld anzukreuzen, um die Adresse bei einer erneuten Rechercherunde noch einmal anzufragen.
  • Falsches Meldeamt (Variable: AD_FalschesMeldeamt): Im einigen Fällen in Remscheid und Grevenbroich stimmten die Meldebereiche aus den 50er Jahren nicht mehr mit den heutigen Meldebereichen überein, weswegen andere Meldeämter angeschrieben werden müssen. Diese Datensätze werden in einer weiteren Runde den passenden Meldeämtern zugesandt.

Erwünschtes Ergebnis der Adressrecherche sind die Adressdaten und personenbezogenen Daten:

  • Adressen (Variablen: AD_Straße_Nr, AD_PLZ, AD_Ort, AD_Land und zur Kontrolle AD_Nicht_bei_Google,…): Um die Adressen auf Richtigkeit zu überprüfen, wurde in das Layout ein Button eingefügt, der im Browser eine Suche mit den vorhandenen Adressdaten (jedoch nicht mit den Namen der Teilnehmer) bei Google Maps („Google Maps“, 2013) startete. In den meisten Fällen wurde so die passende Postleitzahl ermittelt und in die Datenbank eingetragen. Diese aktuelle Postleitzahl ist später hilfreich bei der Auffindung des nächsten Meldebereichs und somit vor allem in den Fällen notwendig, in denen die ehemaligen Probanden in einen anderen Meldebereich umgezogen sind. In manchen Fällen konnte die Adresse nicht mit Google Maps gefunden werden. Dies wurde in einem weiteren Feld vermerkt. Ebenso fehlte bei einigen Meldeamtsauskünften ein genauer Straßenname, insbesondere bei den emigrierten Probanden. Dies wurde ebenfalls in ein Optionsfeld eingetragen.
  • Name und Vorname und Geburtsdatum (Variablen: AD_Name, AD_Vorname, AD_Geburtsdatum, AD_Namensänderung): Es stellte sich heraus, dass sich Name und Vorname, ja sogar Geburtsdaten im Laufe der Meldeamtsrecherche verändern konnten, weswegen diese Angaben nicht relational aus den Akten übernommen werden konnten. So gab es beispielsweise Namensänderungen durch Heirat, durch Korrektur, wegen falscher Schreibung oder durch Ergänzung mit Zweitnamen. Diese wurden als Änderungen in die neuen Namensfelder eingetragen. Bei Geburtsdaten konnte es nur Übertragungsfehler von der Akte geben. Dabei sorgte ein Skript für die einfache Übertragung der Aktenangaben in die neue Tabelle, falls diese sich nicht verändert hatten.
  • Kommentare (Variable: AD_Kommentar): Für alle besonderen Fälle gab es noch ein frei ausfüllbares Kommentarfeld. Dieses diente als Ersatzfeld für die Optionsfelder, die erst im Laufe der Dateneingabe entwickelt wurden. Zum Beispiel wurden bei Google Maps häufig andere Ortsnamen für eine Adresse angegeben als in den Rückmeldungen der Einwohnermeldeämter angegeben war. Diese haben ihre teils veralteten Adress- und besonders Ortsangaben nicht separat überprüft, sondern direkt aus der Altkartei übertragen, selbst wenn die Orte neu aufgeteilt oder Ortsnamen verändert wurden. Ebenso wurden dort alle Veränderungen oder nachträglichen Anpassungen durch weitere Erkenntnisse festgehalten. Falls es Kommentare der Einwohnermeldeämter gab, wurden diese in das Feld eingetragen.

Trotz aller Bemühungen um Korrektheit musste die Datenbank immer wieder auf Konsistenz und Korrektheit überprüft werden. Das betrifft logische Fehler (Adresse gilt als gefunden, aber Sterbedatum ist eingetragen), eigene Rechtschreibfehler, unleserliche und fehlende Angaben und Logik in der Struktur, die während der Dateneingabe fortlaufend angepasst und optimiert wurde.

Besonderen Wert musste auf die Korrektheit der eingetragenen Adressdaten gelegt werden. Als ungefähre Richtlinie gilt, dass pro Datensatz etwa mit einer Minute Bearbeitungszeit gerechnet werden kann. Wenn man die Überprüfung der Adresse bei Google Maps mit Ladezeiten, die Fehlerkorrektur und die manuelle Überprüfung mit Online-Straßenverzeichnissen mit einrechnet, die im Einzelfall durchaus mehr als eine Minute dauern können, erscheinen diese Durchschnittswerte durchaus realistisch. Allein die Eingabe der Adressdaten (ohne die Weiterentwicklung der Datenbank oder die Eingabe der Aktendaten) dauerte etwa 70 Arbeitsstunden, wobei diese Arbeit aufgrund der Eintönigkeit nicht lange kontinuirlich durchgeführt werden konnte, ohne die Fehlerrate zu heben. In die gleiche Tabelle wurden die Variablen für das Anschreiben an die Probanden und deren Rückmeldungen eingetragen. Diese werden im folgenden Kapitel beschrieben.

Quelle: Foerster, S. (2013). Von den „Deutschen Nachkriegskindern“ zu einer Längsschnittstudie der Entwicklung über die Lebensspanne. Evaluation der Methodologie einer Stichprobenreaktivierung (Diplomarbeit). Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität, Bonn, S. 31-36.


Sascha Foerster

Twitter

Das könnte Dich auch interessieren...

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.