Personalisierte Briefantwort bei Rückfragen

Einige Probanden hatten weitere Fragen zur Studie und den Daten. Die meisten haben ihre Fragen per Post oder per Email zugestellt. Um diese Fragen systematisch beantworten zu können, wurde eine weitere Tabelle in der Datenbank angelegt, zusammen mit einem Briefe-Management-Layout, dass die Beantwortung der Briefe erleichterte und beschleunigte, wenn auch die Entwicklung der Skripte aufwendig war. So ist später in der Teamarbeit eindeutig nachvollziehbar, wer bereits eine Antwort auf seine Fragen erhalten hat.

Da sich viele Fragen wiederholten, wurde ein Dokument mit häufig gestellten Fragen (FAQ) erstellt, dass an ein personalisiertes Anschreiben angehangen wurde . Dieses Anschreiben enthielt jeweils die Frage des Probanden in verkürzter Form und verwies auf die entsprechenden Punkte im FAQ. Bei Anfragen per Email wurde zuerst eine Kurzantwort mit dem Link zum FAQ und später zusätzlich ein Brief versandt. Neben den Informationen zur Studie wurde ermöglicht eine Entscheidung bezüglich der Weiterverwendung der Daten überhaupt erstmals mitzuteilen, oder eine bereits mitgeteilte Entscheidung nachträglich zu ändern. Daher befanden sich auf jedem Anschreiben erneut die drei Optionen (Studie, Wissenschaft, Vernichten) nebst einem Rückumschlag.

Screenshot des Datenbanklayouts zur Erstellung der personalisierten Rückantwort auf Nachfragen der Probanden

Screenshot des Datenbanklayouts zur Erstellung der personalisierten Rückantwort auf Nachfragen der Probanden

In der Datenbank wurden folgende Variablen verwendet:

  • _fkPersonID: relational mit der Adressdatenbank verknüpft
  • BriefID: eindeutige Nummer pro Brief
  • Datum_der_Rückantwort: Datum der Rückfrage
  • Datum des Anschreibens: Datum auf dem Anschreiben
  • Art des Anschreibens: Kontaktaufnahme per Email, Brief oder Telefon
  • Frage: verkürzter Wortlaut der Frage der ehemaligen Teilnehmer
  • Antwort: personalisierte Antwort mit Verweis auf die FAQ
  • Entscheidung fehlt: ob bereits eine Antwort auf die drei Optionen gegeben wurde. Wenn nicht, wurde explizit auf den Rückumschlag verwiesen.
  • Versanddatum: Datum des Versands der Rückantwort an die Probanden
  • Rückantwort: falls die Entscheidung fehlte, wurde notiert, ob die Antworten auf die Optionen zurückgesendet wurde

Ein Skript im Layout ermöglichte das Drucken zweier Kopien des Briefs (eine zum Versand, eine für die Akten) und legte zugleich eine Kopie des Briefes im PDF-Format in der digitalen Aktenstruktur ab.

Quelle: Foerster, S. (2013). Von den „Deutschen Nachkriegskindern“ zu einer Längsschnittstudie der Entwicklung über die Lebensspanne. Evaluation der Methodologie einer Stichprobenreaktivierung (Diplomarbeit). Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität, Bonn, S. 38-40.


Sascha Foerster

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