Aktendigitalisierung für Anfänger. Oder: Die kurze Geschichte einer rasanten technischen Entwicklung

Wie lange wird die Digitalisierung der „Deutschen Nachkriegskinder“-Studie dauern? Durch die schnellen technischen Entwicklungen muss diese Frage stets neu und besser beantwortet werden. Am 5. Juni habe ich zusammen mit einer studentischen Hilfskraft versucht genau das auf dem aktuellen Stand der verfügbaren Technik herauszufinden. Dabei gebe ich auch einen Rückblick auf die bisher bestehenden Möglichkeiten.
Erst wenige Tage vorher habe ich entdeckt, dass in der Universitätsbibliothek Bonn ein sehr hübscher und neuer Buchscanner steht, mit dem jeder kostenlose Scans auf USB-Stick anfertigen kann. Noch vor wenigen Jahren kostete in der gleichen Bibliothek ein rein digitaler Scan genau so viel wie der Ausdruck auf Papier! Glücklicherweise sind diese Zeiten vorbei. Wir haben daher einen Vormittag lang verschiedene Unterlagen gescannt, die Zeit gemessen, Workflows und Einstellungen optimiert und dokumentiert.

Scanner anno dazumal (2009)

Aber gehen wir noch mal kurz zurück ins Jahr 2009, als ich zum ersten Mal mit der Forschungsgruppe „Deutsche Nachkriegskinder – revisited“ in Berührung kam. Damals war ich noch selbst studentische Hilfskraft. In meinem Büro stand ein Scanner zur Verfügung, der per Parallelschnittstelle an den Arbeitsrechner angeschlossen war: ein Kodak i80. Dieser Flachbettscanner kostete seinerzeit wohl eine kleine vierstelllige Summe, war jedoch schon zu meinem Arbeitsbeginn nicht mehr auf dem Stand der Technik und furchtbar langsam. Jeder Scan dauerte damit mindestens eine Minute, vom Einlegen des Blatts bis zum fertigen Scan auf dem Rechner. Meistens dauerte es viel länger. Ein ganzes Archiv damit zu digitalisieren würde einen Menschen sehr viel Lebenszeit rauben.

Smartphone-Scanner (2012)

Seit der Verbreitung von Smartphones mit guten Kameras erschloss es sich mir nicht mehr über eine Minute auf einen Scan zu warten, wenn ich sofort ein digitales Abbild der Akte erhalten kann. 2012 entdeckte ich ein  Crowdfunding-Projekt für eine Box, die es ermöglichte mit dem iPhone zu scannen, ohne die Kamera wackelig in der Hand zu halten, teils sogar mit eingebauter Beleuchtung. Ich baute mir zum Testen so selbst einen kleinen Smartphone-Scan-Automaten. Heutzutage gibt es solche fertige Boxen für wenig Geld.

Problematisch beim Smartphone-Scannen ist die fehlende Nachbearbeitung. Bilder sind oft verzerrt sein, die Farben und Lichtverhältnisse nicht korrekt wiedergegeben oder die Bilder sind unscharf, was man erst auf dem großen Bildschirm erkennen kann. Doch mit neuen Apps, die das Foto mit Algorithmen zu einem perfekten Scan zuschneiden, Farben und Licht optimieren, ist all das kein Problem mehr.

Im Alltag benutze ich keinen Scanner mehr, sondern die Scanbot-App der Bonner Entwickler von doo. Die Papierränder werden automatisch erkannt und das Bild automatisch nach der Scharfstellung und Dokumenterkennung ausgelöst. Danach landet das Bild sofort und ebenfalls automatisch in meiner Dropbox. Also muss ich nur noch meine Kamera ausrichten und danach kann ich das Ergebnis auf meinem Rechner begutachten.

Natürlich ist die Qualität dieser Bilder sehr unterschiedlich und hängt trotz aller Algorithmen sehr von den externen Lichtverhältnissen ab. Manchmal wird das Bild auch verzerrt, weil man die Kamera nicht perfekt gerade über das Blatt Papier gehalten hat. Trotzdem, mit der Handykamera und einer optimierten App könnte ich in meinen Tests etwa alle 30 Sekunden einen akzeptablen Scan erstellen.

Scannen mit dem Zeutschel zeta (2014)

Vor einem Jahr ist mir dann zum ersten Mal der Scanner der Firma Zeutschel bei Twitter über den Weg gelaufen. Ich war überrascht, dass eine Buchscanner-Firma mit sozialen Medien arbeitet. Um ehrlich zu sein, gibt es den Zeutschel zetal schon seit 2011 auf dem Markt. Doch erst eine Woche vor diesem Beitrag habe ich ihn dann endlich in der Bibliothek entdeckt und wollte ihn ausprobieren. Einen solchen Buchscanner kann man sich leider nicht selbst basteln und er liegt auch nicht im studentischen Budget. Umso schöner, dass die ULB Bonn ihn angeschafft hat.

Das Design des zeta erinnert ein wenig an Apple, zumindest ist es sehr hübsch für einen Buchscanner, die sonst eher funktionell gestaltet sind. Die einzige, aber dafür enorm störende Schwachstelle ist der Touchscreen, der leider nicht von Apple stammt. Das Betriebsystem ist Windows 7, das bekamen wir bei einem Absturz des Programms zu Gesicht. Wer  Multi-Touch-Gesten und eine funktionierende Bildschirmtastatur gewohnt ist, wird enttäuscht. Buchstaben muss man mehrfach drücken, die Tastatur hat keine Umlaute und das Anpassen des Scanbereichs ist nur nach mehrfachem Probieren zu nutzen, trotz Multitouchfähigkeit des Bildschirms ist das wirklich enttäuschend für so ein hochpreisiges Gerät.

Wenn man aber etwas mit dem zeta gearbeitet hat, merkt man, dass einige Algorithmen im Hintergrund die Arbeit des Buchscanners unbemerkt erleichtern. Finger, die das Blatt festhalten, werden aus dem Bild heraus gerechnet und es schien mir, als würde der Scanner eine Wahrscheinlichkeit berechnen, wo die nächste Buchseite ist, damit er die Zuschnitte nicht bei jedem Scan neu festlegen muss.

Die Scans kann man in den Formaten .jpg, .tif oder .pdf speichern, sie haben eine Auflösung von 300 dpi, unter gewissen Einstellungen auch bis zu 600 dpi. Bei PDF-Dateien besteht die Möglichkeit mehrerer Scans in eine Datei zu speichern (Multisite). Auch die Zuschnitte lassen sich per Einstellung optimieren (nur links, nur rechts, automatisch teilen oder nicht teilen).

Der Scanvorgang selbst ist wirklich sehr komfortabel und blitzschnell. Mit den Fingern fixiert man das Blatt, tippt sobald eine grüne LED leuchtet auf die Scanbuttons, die an mehreren Stellen ergonomisch erreichbar sind und kontrolliert danach das Ergebnis auf dem Touchscreen. Sobald der nächste Scan gestartet wird, wird das vorherige Bild auf dem USB-Stick gesichert. Nur beim letzten Scan muss man aufpassen, dass man das Speichern nicht vergisst, bevor man den USB-Stick entfernt.

Nachdem wir alle Einstellungen einmal ausprobiert haben und einen optimalen Workflow zu zweit entwickelten (einer sortiert die Aktenblätter, legt sie auf den Scanner und fixiert sie, der andere scannt, kontrolliert, korrigiert und löst den nächsten Scan aus), haben wir die Zeit gemessen, die wir brauchten um eine Beispielakte zu scannen. In einer Stunde konnten wir 184 Aktenseiten scannen. Die Konzentration lässt mit der Zeit etwas nach, dafür gibt es Übungseffekte, die den gesamten Vorgang beschleunigen.

Scanbeispiele

Ergebnis

Um die Dauer der gesamten Digitalisierung aller Akten abschätzen, müssen wir wissen, wie viele Aktenblätter es gibt. Im Schnitt sind etwa 100 Aktenblätter pro Akte enthalten. Insgesamt haben wir 4095 Akten wiedergefunden, was bedeutet, dass bis zu 409.500 Aktenblätter gescannt werden müssten.

Schätzung der notwendigen Arbeitsstunden zur Digitalisierung von 409.500 Aktenblätter mit klassischem Scanner, Smartphone und Buchscanner

Schätzung der Arbeitsstunden zur Digitalisierung von 409.500 Aktenblätter mit klassischem Scanner, Smartphone und Buchscanner

Nach meiner Schätzung sind also mit aktueller Technik für die Digitalisierung der Nachkriegskinder-Akten 4451 Arbeitsstunden nötig. Das errechnet sich aus 184 Aktenblätter, die pro Stunde mit zwei Personen gescannt werden können, bei einer Anzahl von 409.500 zu scannenden Aktenblätter.

Diese Zahlen sind nur grobe Schätzwerte und können sich durch Übung, bessere Workflows und bessere Technologien in kurzer Zeit wieder verändern. Nicht eingerechnet ist die Zeit für die Verschlagwortung und Anreicherung mit Metadaten, die vermutlich noch einmal das Doppelte der Zeit kosten wird.

Über Anregungen, Erfahrungen, Hinweise auf andere Artikel, best practices und Kommentare, aus denen wir mehr über Digitalisierung lernen können, würden wir uns freuen. Eine Einführung, die ich mir als nächstes genauer anschauen werde, ist die „Checkliste Digitalisierung“, die unter folgendem Link abgerufen werden kann:

http://dx.doi.org/10.12752/2.0.001.1

Ein weiterer Linktipp aus dem Archivamtblog: Marcus Stumpf, Digitalisierungsstrategien in Deutschland – Versuch einer Bestandsaufnahme, 8.5.2014: http://archivamt.hypotheses.org/668

Disclaimer: Es gibt keinen zu erklärenden Interessenkonflikt, da dieser Artikel aus privatem Interesse geschrieben wurde.

Update 3. September 2014

Zeutschel hat sich nach dem Blogartikel bei mir gemeldet und ein paar meiner Fragen beantwortet, ich gebe die Email hier mal gekürzt wieder:

Die Bedieneroberfläche des zeta.

Seit Mai 2014 können wir durch Einsatz einer neuen Generation von Touchscreens zusätzlich den aktuellen Tablets und iPads in puncto Bedienbarkeit auf Augenhöhe begegnen. Der aktuelle zeta wartet also mit einem besseren, geschmeidigeren Touch auf.

Sie können jetzt am Touchscreen des zeta beim Vergrößern, Verkleinern oder Verschieben des Scan-Ergebnisses mit dem Zwei-Finger-Zoom arbeiten – genau so, wie Sie es von Ihren mobilen Geräten gewohnt sind. Diese Funktion kann nachgerüstet werden, wenn Sie bereits einen zeta im Einsatz haben.

Zu Ihrer Frage für die Funktionen in der Dokumentenverarbeitung können wir Ihnen mitteilen, dass vorgesehen ist, im Rahmen der Aktualisierung der Kontexthilfe für diese Seiten entsprechende Erläuterungen aufzunehmen.

Erläuterung zu den Dokumentenverarbeitungen finden Sie aktuell noch im Handbuch, aber wir gehen davon aus, dass Sie nicht bei jedem Scanvorgang ein Handbuch zur Verfügung haben. Deshalb nachfolgend eine kleine Hilfe für den Moment:

DocumentProcessing Auto Der Vorlagentyp wird automatisch ermittelt.
DocumentProcessing Buch Es wird ein Buch als Vorlage erwartet und eine Buchfalzentzerrung vorgenommen, die Seite ausgeschnitten und, wenn gewünscht, getrennt.
DocumentProcessing Magazin Es wird ein Magazin/eine Zeitschrift als Vorlage erwartet und eine Buchfalzentzerrung vorgenommen, die Seite ausgeschnitten und, wenn gewünscht, getrennt.
DocumentProcessing AUS Es wird keine vorlagenspezifische Bildbearbeitung vorgenommen, stattdessen wird das Dokument anzeigt, wie es vorliegt.

 


Sascha Foerster

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7 Antworten

  1. MS sagt:

    Ein paar Anmerkungen:

    1) Schau dich mal auf der Seite http://www.diybookscanner.org um, dort findest du eine lebendige Community, die sich selbst Scanner baut.
    2) Als Mittelweg werden gerne vernünftige DSLR-Kameras benutzt. Die haben eine ordentliche Bildqualität und sind damit besser geeignet als das Handy, das Prinzip bleibt aber das gleiche.
    3) Eine DSLR kann schneller arbeiten als 1 Scan pro 20 Sekunden, die interessante Frage ist, wie ihr die Aktenseiten zur Kamera bringt.

    • In meiner (kurzen) Erfahrung beim Scannen stelle ich fest, dass das wichtigste die Software ist. Die muss ordentlich Ränder erkennen, Wellungen ausgleichen, Farbe und Licht korrigieren, Finger aus dem Bild entfernen und noch mehr können. Wo die Bilder herkommen oder welche Gerätschaften dazu aufgebaut werden, finde ich fast zweitrangig. Beim zeta hat mich beeindruckt, dass Finger entfernt werden, bei Scanbot ist die Randerkennung spitze und die Nachberechnungen sehr ausgereift. Am liebsten würde ich also am zeta ein iPad mit Scanbot dranhängen, das wäre so ziemlich perfekt. Und da das Scannen sowieso eine Menge Zeit, also auch Geld kosten wird, werde ich erstmal nichts selbst bauen, das waren nur ein paar Versuche um ungefähr eine Ahnung vom Aufwand zu bekommen. Achso, in den 20 Sekunden habe ich auch immer die Zeit eingerechnet, ein Blatt hinzulegen und wieder wegzulegen. Ich denke die Auslösezeiten bei iPhone und DSLR machen kaum einen Unterschied.

    • Andy sagt:

      Mit einer DSLR muss man aber viel Zeit mit postprocessing verschwenden. Mit einem Buchscanner sind die Bilder ohne postprocessing archivierbar.

  2. Mich wundert, dass nichts zur Qualität des Scans gesagt wird. Mich treibt Zeta, bei Akten aus den 30er-40er Jahren, grad in den Wahnsinn. Die Scans sind nicht farbecht, der Kontrast ist zu schwach und man müsste, bzw. muss mindestens 60 der Dateien manuell nachbereiten. Das finde ich persönlich vergleichsweise Schwach, nicht immer war das Farbband der Schreibmaschine damals frisch. Ich dachte zuerst es würde am Umgebungslicht oder dem Untergrund liegen, lag damit aber falsch. Also, bei schwierigen Dokumenten finde ich die Lösung nicht wirklich prickelnd. Da ist der OS 12000 wesentlich besser von der Bildqualität

  1. 19. Juni 2014
  2. 20. November 2014

    […] This week, we’re reviewing a blog written by Sascha Foerster. In it, he compares the Zeutschel zeta book copy and scan system to other methods used to scan a historic file collection. […]

  3. 2. März 2016

    […] Juni 2014 hatte ich in der ULB zum ersten Mal den Zeutschel-Scanner entdeckt und im Blogartikel einen Vergleich zur iOS-App Scanbot und einem handelsüblichen Haushaltsscanner vorgenommen. Der Zeutschel war […]

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